¿Cómo se agendan citas con WhatsApp Flows y Google Calendar?
Con un formulario que se abre dentro del chat (eso es WhatsApp Flows, una función oficial de Meta) conectado al Google Calendar de cada profesional. El formulario muestra solo las horas libres y, cuando el cliente confirma, la cita queda escrita en el calendario. Hace falta la API oficial de WhatsApp Business y un servidor que haga ese cruce.
Abajo está qué es exactamente WhatsApp Flows, cómo se conecta con Google Calendar paso a paso, qué hace falta si quieres construirlo tú y cómo tenerlo funcionando en 24 horas sin programar. Si buscas el paso a paso desde el lado de tu cliente, está en ¿Cómo agendar citas por WhatsApp automáticamente?
Tarda 30 segundos: tú haces de cliente, el asistente te responde y agendas una cita de prueba. Sin registro.
Qué es WhatsApp Flows
WhatsApp Flows es una función de la API oficial de WhatsApp Business que abre pantallas con campos dentro del mismo chat: listas para elegir, fechas, casillas y botones, como una app pequeña. El cliente no sale de WhatsApp, no descarga nada y no escribe: toca y elige.
Si alguna vez pediste turno por WhatsApp (o «por wpp», como se dice en muchos países), conoces la alternativa: ir y venir de mensajes preguntando qué servicios hay, con quién, qué día y a qué hora. Con Flows todo eso pasa en una sola pantalla, y el negocio no responde ningún mensaje.
Meta lo ofrece para reservas, registros, encuestas y compras. Dos casos que publica Meta (no son clientes nuestros): Farmacias del Ahorro, en México, tuvo un 160 % más de consultas médicas agendadas con un formulario de Flows, y Lenovo, en Indonesia, 8,2 veces más reservas de servicio técnico que por su sitio web.
WhatsApp Flows frente a las otras formas de agendar por WhatsApp
| Formulario de WhatsApp Flows | Bot que conversa | Enlace a otra web | |
|---|---|---|---|
| Dónde elige el cliente | Dentro del chat, en una pantalla con opciones | Dentro del chat, escribiendo | Fuera de WhatsApp, en el navegador |
| De dónde salen las horas | Del Google Calendar real, consultado al momento | De lo que el bot interpreta y responde | Del calendario de esa web |
| Mensajes por cita | 2: el que abre el formulario y la confirmación | Del orden de 6 a 8 | Los de ida y vuelta hasta mandar el enlace |
| Puede ofrecer una hora que no existe | No: solo muestra lo que está libre | Sí, si interpreta mal | No |
Las cuatro formas, con más detalle y sin nombrar marcas, están en la comparativa. Los mensajes importan desde el 1 de octubre de 2026: Meta cobra los mensajes de servicio que pasen de los 1.000 gratis al mes por número (la cuenta completa).
Cómo se conecta con Google Calendar, paso a paso
WhatsApp Flows no se conecta solo con ningún calendario: Meta pone el formulario, y entre el formulario y Google Calendar tiene que haber un servidor que consulte la disponibilidad y escriba la cita. Esto es lo que hace ese servidor en cada reserva.
- El cliente abre el formulario desde el chatToca un botón en un mensaje de tu WhatsApp. El formulario llega con tu logo y el nombre de tu negocio, y lista tus servicios con precio y duración.
- El servidor pregunta a Google Calendar qué está libreEn el momento, para ese servicio y ese profesional. Cruza su Google Calendar con su horario y descansos, los días bloqueados y festivos, la duración del servicio, el tiempo entre citas y la anticipación mínima.
- El formulario muestra solo esas horasEl cliente elige día y hora entre las que caben de verdad. Si el profesional tiene un evento personal en su calendario, esa hora no aparece.
- Al confirmar, la cita se escribe en el calendarioComo un evento en el Google Calendar del profesional, con el color de ese profesional. El cliente recibe la confirmación en el chat y después los recordatorios automáticos.
- La sincronización va en los dos sentidosSi el cliente reagenda o cancela desde el chat, el calendario se actualiza al instante. Si borras el evento en Google Calendar, la cita se cancela sola.
Tres formas de tener WhatsApp Flows con Google Calendar
- Construirlo tú. Hace falta un número en la API oficial de WhatsApp Business, el Flow (las pantallas, descritas en el formato JSON de Meta), un servidor propio que responda las consultas del formulario en tiempo real y cifradas (Meta exige registrar un par de claves públicas en el número), la API de Google Calendar para leer la disponibilidad y crear eventos, y publicar el Flow y enviarlo en un mensaje. Son semanas de desarrollo y hay que mantenerlo.
- Una integración genérica del tipo «cuando pase algo en el calendario, manda un WhatsApp». Sirve para avisos y recordatorios, pero no para que el cliente elija dentro del chat entre las horas libres: para eso hace falta el servidor del punto anterior.
- Tenerlo hecho con AgendaWPP. El formulario de Flows, el servidor y la sincronización con Google Calendar ya existen: cargamos tus servicios, profesionales y horarios y queda funcionando en 24 horas hábiles desde que tu Portafolio de Meta está verificado. Desde 29 USD al mes, sin permanencia, con la configuración incluida.
Qué necesitas para empezar
- Un número de WhatsApp, el actual o uno nuevo. Pasa a la API oficial de Meta, así que deja de usarse en la app del celular: desde entonces respondes desde la bandeja de entrada web.
- El Portafolio Comercial de Meta verificado (antes Business Manager). Es un trámite gratuito ante Meta que tarda de 1 a 3 días hábiles. Si no lo tienes, lo tramitamos por ti con costo aparte.
- Un Google Calendar por profesional. Se conecta con el permiso oficial de Google y ahí quedan las citas, sincronizadas en tiempo real.
- 24 horas hábiles desde que el portafolio está verificado: cargamos tus servicios, profesionales y horarios y dejamos el formulario funcionando. Va incluido en el plan.
Pruébalo en tu propio WhatsApp
El demo es un formulario de WhatsApp Flows conectado a un Google Calendar real. Escríbele, agenda una cita de prueba y mira cuántos toques te toma.
Preguntas frecuentes
¿Qué es WhatsApp Flows?
Es una función oficial de Meta que abre un formulario con pantallas y campos dentro del chat de WhatsApp. El cliente elige de listas, fechas y botones en vez de escribir, sin salir de WhatsApp ni descargar nada. Solo está disponible en la API oficial de WhatsApp Business, no en la app normal del celular.
¿WhatsApp Flows se conecta solo con Google Calendar?
No: Meta pone el formulario, pero la conexión con el calendario la hace un servidor. Ese servidor consulta el Google Calendar de cada profesional cuando el cliente abre el formulario, le muestra solo las horas libres y crea el evento al confirmar. En AgendaWPP ese servidor ya existe; si lo construyes tú, lo programas y lo mantienes.
¿WhatsApp Flows es gratis?
Meta no tiene una tarifa aparte por usar Flows: el formulario viaja en un mensaje y se paga como cualquier otro. Para agendar son 2 mensajes por cita, y cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes. Lo que se cobra aparte son las plantillas de utilidad, como los recordatorios, a la tarifa de tu país (tabla por país). El software que lo monta es otro costo.
¿Funciona con la app de WhatsApp Business del celular?
No. WhatsApp Flows solo funciona en la API oficial de WhatsApp Business. El número pasa a la API y deja de usarse en la app del celular: desde entonces respondes desde una bandeja de entrada web, tú o tu equipo. Puede ser tu número actual o uno nuevo.
¿Qué pasa si agendo algo a mano en mi Google Calendar?
Esa hora deja de aparecer en el formulario. La disponibilidad sale del Google Calendar real de cada profesional, así que un evento personal, una reunión o una cita que anotaste tú bloquean esa hora. Y si borras en Google el evento de una cita, la cita se cancela sola.
¿Cada profesional puede tener su propio Google Calendar?
Sí, cada uno tiene el suyo, con su horario, sus descansos y los servicios que atiende, y cada cita queda en el calendario de quien la atiende, con su color. El cliente elige con quién, o toca «Cualquier profesional» y el sistema asigna al que tenga el hueco. El plan Individual incluye 1 profesional, Negocio hasta 5 y Equipo hasta 15.
¿Necesito saber programar?
Con AgendaWPP, no. Nosotros cargamos tus servicios, profesionales y horarios y conectamos tu número; después cambias precios, horarios o equipo desde tu panel. Si quieres construirlo por tu cuenta, sí: hace falta programar el Flow, el servidor cifrado que responde al formulario y la conexión con la API de Google Calendar.
¿En qué países funciona?
En cualquier país donde exista la API de WhatsApp Business: toda Latinoamérica, Brasil, Estados Unidos y España incluidos. Los precios de AgendaWPP son en dólares, y lo que cobra Meta por mensaje depende del país (tabla por país).
¿En qué se diferencia de un chatbot de citas?
En quién elige la hora. En un chatbot el cliente escribe y el bot interpreta lo que quiso decir; puede entender mal y ofrecer algo que no tienes. En el formulario de Flows el cliente elige entre las horas que salen del calendario real, así que no puede reservar una que no existe. Los dos se pueden combinar: un asistente de IA atiende antes y lleva al cliente hasta el formulario (cómo funciona).
¿Puedo probarlo antes de contratar?
Sí: el demo es un formulario de WhatsApp Flows conectado a un Google Calendar real. Escribes a nuestro número de prueba, haces de cliente y agendas una cita de ejemplo en unos 30 segundos, sin registrarte.